I praktiken innebar det alltså att den årliga uppgiften som medlemmarna hade, nämligen att skicka in medlemsregistret till förbundet, försvann och istället uppdateras eventuella adressförändringar genast – något som betyder att nästa Resonans automatiskt går till rätt adress.
Förutsatt att den registeransvariga i kören eller orkestern har gjort ändringen, förstås.
– Det betyder också att adressförändringar inte längre måste meddelas både till förbundet och till den egna ensemblen, utan det räcker med att meddela ensemblens registeransvariga, säger Melker Olenius, ekonomi- och organisationssekreterare vid FSSMF.
Ett av problemen med förnyelsen av medlemsregistret var att den drog ut på tiden i över ett år på grund av tekniska utmaningar. Därför var en del uppgifter i systemet gamla i fjol våras när vi slutligen helt övergick till det nya systemet. Vi gjorde flera analyser av data och hittade en hel del uppgifter som vi antingen uppdaterade eller kontaktade den organisation som ägde data för att de skulle ta tag i det.
Men trots det finns alltså risken att det finns gamla adresser i registret om någon bytt adress mellan hösten 2016 och våren 2018 .
– Vi skickade naturligtvis ut flera mejl om den här saken, men så som det alltid kan ske i stora organisationer så kan ju någon ha missat antingen informationen eller att enstaka medlemmar i deras förening har bytt adress. Vi hoppas därför att alla kunde ta en extra kontroll så att adressuppgifterna i registret stämmer.
Ännu inte alla mejladresser
Den nya plattformen Desky är ett lättanvänt verktyg och innehåller många smarta funktioner för enkel användning. Under våren 2018 ordnades flera tillfällen runt om i Svenskfinland där körernas och orkestrarnas registeransvariga fick möjlighet att bekanta sig med systemet.
Plattformen är också i kraftig utveckling och i år kommer till exempel funktionen medlemsfakturering att bli tillgänglig för de enskilda föreningarna.
I framtiden kommer förbunden och ensemblerna allt mer att kunna använda registret för att hålla kontakt med och informera medlemmarna.
I dag finns det i registret 3026 mejladresser vilket betyder att 848 personer i förbundets medlemsföreningar nte är nåbara via mejl. Det är alltså alldeles för många som blir utan mejlinformation. Vi måste få in flera mejladresser under vårens lopp.
– Trots att systemet är enkelt så finns det alltid någon funktion som man funderar över eller inte hittar. Då finns det en användarmanual som man kan ladda ner på våra webbsidor, eller så kan man ta kontakt med mig, säger Olenius.
Du hittar manualen för medlemsregistret genom att klicka här.